Google Drive Formularios, la mejor explicación.

Sin duda el artículo más completo encontrado en toda la red y mundo de blogs acerca de los Formularios de Google Drive, que se pueden colocar en sitios web y blogs, fue el artículo publicado en Inicia Blog, con explicación, demostración y ejemplo, sin duda una explicación, casi una infografía, mejor que la del mismo google.

 

Este es el artículo muy útil para crear formularios en Google

 

Blogger y Google Drive Formularios

 

Encuestas, solicitud de presupuestos, pedidos, reservas, envío de datos de contacto, notificación, incidencias, envío de sugerencias, introducción de métricas, etc. En definitiva, hablamos de Formularios web. Tras ver cómo integrar Google Calendar y Google Docs Hojas de cálculo con Blogger, le ha llegado el turno a los Google Docs Formularios. Recuerda que esta publicación forma parte de una serie de artículos dedicados a la integración de Blogger con otros servicios de Google.

La lista de aplicaciones asociadas a creación de formularios es infinita, es muy raro el día que no nos topemos con uno de ellos navegando a través de Internet. Los formularios permiten la captura de datos de manera simple, ordenada y validada, es por ello por lo que los formularios web están presente en todo sitio Web.

En este tutorial te mostraré paso a paso cómo crear un formulario web usando para ello Google Docs para posteriormente integrarlo en tu blog (Blogger), este ejercicio debe abrirte las puertas a todo tipo de aplicaciones con los formularios tal y como te comentaba al comienzo.

Cómo insertar un formulario de Google Drive en Blogger

Qué es Google Formularios

Un formulario es otro de los tipos de documentos que puedes crear dentro de Google Drive. Son muy prácticos y sobre todo necesario si lo que quieres es dotar a tu sitio web o blog de un método fácil para capturar de datos. Un formulario está por lo tanto compuesto de campos, a su vez y dependiendo el tipo de campo, la respuesta puede ser libre (introducida por el usuario) o puede ser seleccionada a partir de una lista, como por ejemplo ¿Dispone de carnet de conducir?, SI-NO.

Existen hasta 9 tipos de campos que te resumo a continuación:

1. Campo Texto. 
   Ideal para solicitar nombre, apellidos, correo electrónico, asunto, etc. Admite validadores que permiten notificar si el dato introducido no es acorde. Por ejemplo un correo electrónico no válido o introducir número es una casilla donde se esperan letras.
2. Campo Texto de Párrafo. 
   Es un campo libre, ideal para solicitar notas, observaciones, pregunta, en definitiva un texto amplio de tipo párrafo.
3. Campo Tipo Test.
   Por ejemplo el típico Si, No, No responde, o por ejemplo Hombre, Mujer. Al marcar una respuesta se excluyen las otras.
4. Campo Tipo Casilla de Verificación.
   Para cuando existe la posibilidad de seleccionar varias respuestas posibles, por ejemplo ¿En qué ciudades españolas has vivido?
5. Campo Tipo Elegir de una Lista.
   Se presenta como un desplegable, ofrece todas las posibilidades pero sin embargo solo es posible elegir una de las respuesta. Por ejemplo País de Nacimiento.
6. Campo Tipo Escala.
   Para cuando tienes por ejemplo que elegir del 1 al 5 en preguntas donde te piden valoración.
7. Campo Tipo Cuadrícula.
   Cuando el valor viene dado por una matriz formada por filas y columnas. No se suele ver mucho pero es una posibilidad más que tenemos.
8. Campo Tipo Fecha. 
   Ideal para cuando necesitas recoger una fecha, el usuario podrá indicar el día, mes y año a partir de unos desplegables. Opcionalmente puede indicar si muestras también la hora.
9. Campo Tipo Hora.
   Al igual que ocurre en el caso anterior, permite al usuario introducir datos de horas

Podemos combinar todos estos tipos de campo en un único formulario. Si es formulario es muy largo puede ser distribuido en diferentes páginas, de manera que una vez cumplimentada la primera página debes avanzar a la siguiente.

¿Donde se guardan los datos recogidos a través de un formulario de Google Drive?

Cada formulario que crees, generará automáticamente un archivo tipo hoja de cálculo, eso quiere decir que cuando un usuario cumplimenta un formulario y pulsa el botón de envíar, sus datos van a parar a esta hoja de la que hablamos.

¿Es posible recibir una notificación via email cuando un usuario cumplimenta el formulario?

Si es posible y además creo que en la mayoría de los casos es necesario, a menos que el formulario esté destinado a recoger métricas de tu propio blog como por ejemplo nº de seguidores mensual, en este caso como eres tu mismo quien cumplimenta el formulario, no es necesario dicha notificación. Veremos cómo configurarlo en el siguiente tutorial.

Dos consejos a tener en cuenta antes de comenzar

Consejo 1 - Formularios largos mejor primero en papel

Si vas a crear un formulario con más de 5 o 6 preguntas es recomendable que lo diseñes previamente en papel. Anota el enunciado de cada pregunta y sus posibles respuesta. Ese diseño en papel te servirá de guía posteriormente.

Consejo 2 - Crea carpetas en Google Drive para organizar tus archivos

Organiza tu Google Drive mediante carpetas tal y como harías si estuvieras trabajando en tu ordenador. Ejemplo, si tienes una empresa y vas a crear formularios es posible que te interese crear una carpeta por cada departamento.

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Tutorial práctico, integrando Google Drive Formulario y Blogger

Llegados a este punto, vamos a poner en práctica este tutorial. Para ello te propongo hacer todo el ejercicio completo, desde crear un nuevo formulario hasta integrarlo en Blogger. Al final te ofreceré un enlace al formulari de ejemplo que he creado para ti.

Paso 1. Crear un nuevo formulario en Google Drive

Sigue estos pasos para crear tu primer formulario, piensa que será el que usarás para luego insertar en tu blog.

1. Accede a Google Drive
2. En el panel de la izquierda, pulsa el botón crear
3. En el menú que se muestra, haz clic en Crear nuevo formulario
4. Se abrirá una nueva ventana donde deberás indica el nombre del formulario y una plantilla para de estilo. Yo he aplicado la plantilla Encabezado azul. Esto es algo que puede cambiarse posteriormente. Presiona el botón de Aceptar
   
5. Se abre el diseñador de formulario. Verás el nombre indicado anteriormente y resto de datos. Tienes un campo por defecto, puedes editarlo y cambiar el tipo de respuesta. En la parte inferior tienes un desplegable con todos los tipos de respuestas y otros elementos a insertar en el formulario.
6. A medida que vas trabajando, el sistema va guardando, presiona el botón Ver el formulario publicado para ver una vista previa funcional del mismo.
7. Si no te gusta el diseño, tienes el botón Diseño: para elegir otras plantillas.

Ahora es cuestión de crear todos y cada uno de los campos. Fíjate que al pie del diseñador de formulario tienes una sección llamada Página de confirmación. Puedes personalizar el mensaje que verán los usuarios una vez enviado el formulario y además puedes marcar tres opciones.

1. Mostrar enlace para enviar otra respuesta. Ideal para aquellos casos donde se necesita rellenar formularios de manera mecánica por parte del usuario.
2. Publicar y mostrar un enlace a los resultado de ese formulario. Permite ver las respuestas enviadas a modo de estadística
3. Permitir que los encuestados editen las respuestas después de enviarlas. Todos podemos equivocarnos, con esta opción das pie a que el usuario pueda cambiar su respuesta enviada.

En nuestro ejemplo la hemos marcado las tres. Además nuestro formulario de ejemplo contiene dos páginas, en la segunda tienes un vídeo incluido. Haz clic aquí para acceder al formulario de ejemplo que te hemos preparado.

Paso 2. Vincula el formulario con una hoja de datos para guardar los resultados

Antes de cerrar el formulario para hacer las primeras pruebas, presiona el botón Seleccionar destino de las respuesta y se mostrará un nuevo asistente, donde básicamente debes darle al botón Crear para asociar el archivo hoja de cálculo que actuará como contenedor. Mira la siguiente imagen:

A continuación te muestro una imagen donde pueden verse dos archivos, uno es el formulario, se llama Ejemplo Formulario iniciaBlog y el otro es el contenedor donde van a para las respuesta, se llama Ejemplo Formulario iniciaBlog (respuestas)

Paso 3. Incrusta el formulario en tu blog

Llegados a este punto, tienes el formulario definido y éste cuenta ya con su contenedor, lo que vamos a hacer a ahora es obtener el código para integrarlo en tu blog

1. Haz clic en tu formulario para abrir el diseñador
2. Haz clic en el botón que pone Enviar
3. Encontrarás otro botón llamado Incrustar
4. Se mostrará otro diálogo con el código de tipo iFrame donde puedes especificar el Ancho y el alto.
5. Cuando tengas tu configuración, deberás copiar el código HTML que te ofrece la propia página. Copia y deja la pestaña con esta herramienta abierta.

Paso 4. Integrar el formulario en Blogger

Tienes el código copiado en el portapapeles, ahora vamos a insertarlo en el blog. Lo más lógico es que te crees una nueva página (no post).

A continuación te ofrezco unos pasos rápidos para crear tu página pero si nunca lo has hecho antes, te invito a que leas este artículo para completar estos pasos.

1. Accede a Blogger
2. Selecciona tu blog
   
3. Haz clic sobre el apartado Páginas, a la izquierda
4. Haz clic en el desplegable Página nueva y selecciona Página en Blanco
5. Se abrirá el editor de páginas (muy similar al de post)
6. Pon un título a tu página (Encuesta o formulario de contacto)
7. Haz clic en el botón HTML
8. Pega el código que tienes en el portapapeles
9. Haz clic en el botón Publicar
10. Si tenias el Gadget de páginas ésta ya debe mostrarte, si no lo tienes selecciona el desplegable Mostrar páginas como  y selecciona Pestañas principales.
11. Visualiza tu blog y accede a tu nueva página donde muestras el formulario

Enhorabuena!, has terminado la integración de Google Drive Formulario en Blogger.

Los cambios que efectúes en el formulario se reflejarán automáticamente en tu blog. En este caso hemos integrado el formulario dentro de una página de Blogger pero si lo desea puedes ofrece simplemente un enlace hasta el formulario, ese enlace lo tienes una vez que presiones el botón Enviar formulario.

Conecta con el centro de ayuda de Google Drive con el fin de acceder a la documentación oficial

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Ejemplo de formulario de muestra de iniciaBlog

Este es mi formulario de ejemplo. En este caso lo he incrustado en un post. También puedes verlo accediendo a este enlace. Te he puesto el tipo de respuesta bajo cada pregunta, y ahora solo te queda cumplimentarlo.

Cómo activar las notificaciones por email (Opcional)

Sabiendo que los resultados de cada formulario enviado se guardan en una hoja de cálculo, aplicamos lo aprendido en este otro tutorial y para completar esta publicación, lo que he hecho es insertar aquí la hoja de cálculo con las respuesta. Una vez cumplimentado el formulario verás tu respuesta en la siguiente hoja:

Cómo activar las notificaciones por email

Por cada formulario enviado, el sistema creará un nuevo registro en una hoja de cálculo automáticamente. Sigue estos pasos para configurar el sistema de notificaciones y que te avise mediante un email que tienes un nuevo contacto.

Vuelve a Google Drive y haz clic sobre la hoja de cálculo asociado al formulario, en mi caso Ejemplo Formulario iniciaBlog (respuestas) 

1. Ve al menú Herramientas y haz clic en Reglas de Notificación... 
2. Marca las opciones tal y como aparece en el siguiente gráfico:

Una vez configurado las notificaciones solo tienes que realiza una prueba...rellenado tu mismo el formulario.

10 cosas que se pueden hacer con los formularios de Google Drive

1. Formularios multi páginas
2. Dependiendo el tipo de respuesta realizada en una pregunta es posible navegar hasta una página en particular
3. Puedes mostrar una barra de progreso. Tiene sentido en formulario con varias páginas
4. Puede indicar si las respuestas son obligatorias u opcionales
5. Puedes incluir video y fotos
6. Puedes crear secciones dentro de una misma página
7. Puedes recibir notificación de un envio de formulario via mail
8. Puedes personalizar el mensaje que se muestra al usuario una vez enviado el formulario
9. Puedes obtener un código tipo iframe para incrustar en tu blog o web
10. Puedes aplicar una plantilla predefinida y el resultado cambia estéticamente

10 cosas que no se pueden hacer con los formularios de Google Drive

1. Indicar una página de destino al presionar el botón enviar
2. Adjuntar una imagen como respuesta. No soporta upload. Sin embargo para estos caso te recomiendo mira esta aplicación también para Google Drive.
3. Respuesta directa a un remitente al solicitar su email desde el correo electrónico
4. El grado de personalización de los mensaje de campo obligatorio no es elevado
5. No puedes quitar el logo de Google Drive
6. No puedes personalizar los textos que figuran al pie
7. La cantidad de plantillas disponibles tampoco es muy grande
8. No puedes cambiar los tipos de letra (solo aplicando una plantilla)
9. No puedes cambiar el fondo del formulario (solo aplicando una plantilla)
10. Destino un correo electrónico en lugar de una hoja de cálculo

Autor: Inicia Blog   Fuente: Inicia Blog

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Funcionalidad de Google Drive

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Según los rumores, faltan pocas horas para la presentación de Google Drive, el servicio de almacenamiento de Google que nos permitiría compartir y guardar documentos en la nube sincronizando la información entre diferentes dispositivos, siendo así un serio protagonista dentro de un mercado liderado por dropbox, box.com y skydrive.

Os dejamos con algunos datos ya revelados, de forma no oficial, para organizar la información que ya tenemos hasta el momento:

Espacio disponible

Durante los últimos meses hemos visto capturas de presentaciones e informaciones relacionadas con el espacio que Google Drive ofrecerá a sus usuarios, estando la mayoría de acuerdo en los 5 gigas gratuitos, información que parece confirmarse después de ver como hoy, 24 de abril, el espacio disponible en Google Docs ha subido precisamente hasta 5 gigas.

Según últimos datos publicados hoy, podremos ampliar a 20 Gigas por solo 4 dólares mensuales. El límite máximo será de 16 TB (los archivos de Google Docs no afectarán a este número).

Google Drive para Windows y Mac

Según la información publicada en talkandroid hace unas semanas, existirá un programa para Windows que permitirá añadir de forma sencilla nuevos documentos en nuestro espacio virtual. En la captura divulgada comentan también los 5 gigas de espacio que, supuestamente, se ofrecerán de forma gratuita a todos los usuarios.

No sería lógico pensar que existirá una versión para Windows y no una para Mac o Linux, con lo que se espera que cualquier usuario pueda gestionar sus documentos sin depender del navegador web. De hecho en Techcrunch consiguieron ver el aspecto del icono de Google Drive para Mac:

Google Drive en Android

En una quedada (hangout) de Google Plus pudimos ver el icono de Google Drive en uno de los móviles de un empleado de Google. El vídeo fue eliminado poco después de su publicación, aunque ya hay varios clones del mismo. Os dejamos con uno de ellos, podéis ver Google Drive en Android al final del mismo:

La idea sería tener una aplicación en el móvil que permite guardar en nuestra cuenta de Google Drive toda la información capturada desde el móvil, al igual que lo hacemos con Dropbox o Box.com. De la misma forma que las fotos y vídeos hechas en Android pueden ser subidas automáticamente a Google Plus, se espera una integración del mismo tipo con Google Drive.

Integación con otros servicios

Tener la posibilidad de integrar Google Drive con otras aplicaciones es algo fundamental hoy en día, y parece que el servicio no nos decepcionará en este punto.

La captura superior, divulgada en The Verge, muestra una funcionalidad de lucidchart.comque rápidamente dejó de estar disponible, aunque estuvo online el tiempo suficiente para ser distribuida a lo largo y ancho de la web.

Sustituyendo a Google Docs

Una de las primeras capturas de este servicio, divulgada en septiembre en una presentación interna de Google, muestra como el aspecto de la versión web es igual al de Google Docs, levantando sospechas de que Google Drive ocupará su sitio como disco virtual para todo tipo de documentos, estén o no gestionados con sus herramientas office.

Estas sospechas crecen hoy después de ver como el espacio de Google Docs se amplía a los 5 gigas que suponemos que ofrecerá Google Drive.

Hace pocas semanas otra captura ocupó la atención de la web, mostrando como en una presentación realizada en Brasil, aparecía la opción Drive en la parte superior de la misma:

La foto fue realizada por Ricardo Marzotto durante el evento.

Reconocimiento de texto y de imágenes

Según informan en Techcrunch, un artículo de un blog de Google en francés ha salido a la luz antes de lo previsto, comentando que Google Drive ofrecerá un sistema OCR (reconocimiento de texto dentro de imágenes) y un buscador que permita encontrar elementos dentro de fotos (podremos encontrar fotos de la torre eifel buscando solo por el texto “Torre Eifel”, por ejemplo).

Archivos compatibles

En el mismo documento comentan que será posible abrir directamente desde el navegador hasta 30 diferentes tipos de archivos, incluyendo vídeo, archivos de photoshop, documentos, imágenes, etc.

Y ahora, a esperar y hacer la quiniela en espera de ver si se confirman estas informaciones.

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Google Drive vs Dropbox

Desde hace bastantes meses, se esperaba el lanzamiento de un servicio de almacenamiento de archivos por parte de Google, y las últimas semanas han sido intensas por la aparición de todo tipo de rumores acerca del mismo, en el que hemos conocido desde su nombre definitivo, Google Drive, hasta algunas características del servicio, como el almacenamiento gratuito de 5 GB. Además, en estos últimos días, como era de prever, tanto Dropbox como Skydrive han tomado cartas en el asunto modificando algunas de sus características.

Hace unas horas os comentamos lo que tiene Dropbox que no tiene Google Drive y desde Wwwhat´s New seguimos valorando los puntos fuertes de cada uno, y los de Google Drive frente a Dropbox son:

- Google Drive es la evolución de Google Docs, con lo que seguimos contando con las funciones ofimáticas que nos permiten crear, subir y editar documentos de forma colaborativa.
- Cuenta además con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, por lo que podemos subir documentos escaneados y editarlos.
- También está empezando a contar con tecnología de reconocimiento de imágenes por la cual reconoce elementos de las imágenes que subamos, de manera que podemos realizar búsquedas sobre las mismas.
- Al estar integrado en el ecosistema de Google, no hace falta tener un nuevo nombre de usuario, integrándose en otros servicios del mismo ecosistema, como GMail.
- Cuenta con 5 GB de almacenamiento gratuito, frente a los 2 GB de Dropbox. Los precios de las capacidades de pago son aún más asequibles.
- Además los documentos de la propia Google Docs no consumen espacio alguno.
- La interfaz es sencilla pero más completa y más configurable, como el resto de servicios de Google.
- Dispone de opción empresarial, donde además de garantizar seguridad y disponibilidad, tienen soporte técnico 24 hrs durante toda la semana.

Por supuesto hay que tener otros aspectos a tener en cuenta, como los comentados hace unas horas, pero lo cierto es que los terrenos donde se ha metido Google ha propiciado la modificación del resto de los productos y servicios de la competencia, que a su vez ha propiciado a Google nueva modificaciones y mejoras. Tenemos ahí el ante y después de los servicios de webmails o la guerra de los navegadores como aquéllos más destacados.

Además, Google ha demostrado reaccionar rápido ante cualquier problema que surja, corrigiendo los errores en el menor tiempo posible, siendo la seguridad una de sus máximas preocupaciones. Al estar Google Drive en el ecosistema de Google quizás veamos en un futuro la posibilidad de integración con otros servicios de Google o incluso el soporte de terceros.

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Dos formas de guardar archivos adjuntos en Google Drive

Hace unos minutos divulgué en Google Plus un artículo de labnol donde explican un truco para guardar, de forma automática, los archivos adjuntos de Gmail en Google Drive, necesitando definir una etiqueta para los emails que queramos que sufran este filtro.

El procedimiento es sencillo, pero es necesario duplicar un documento de Google Docs (ahora google drive) para que se ejecute un script que rastreará nuestros emails en busca de la etiqueta para que, una vez encontrada, pueda extraer los archivos adjuntos en el directorio que le indiquemos.

Poco después veo en ChromeStory la indicación de una extensión para Chrome que permite guardar este tipo de documentos en Google Drive sin necesidad de realizar el procedimiento arriba indicado.

Se trata de Gmail attachments to Drive, la evolución de Save to Docs que, ahora, permite guardar directamente en nuestra cuenta del nuevo servicio de almacenamiento de Google.

Dos alternativas que podemos usar hasta que Google decida integrar Drive con Gmail como Dios manda.

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Características de Google Drive

Actualización: Google Drive ya es una realidad, podéis ver las características del mismo en el artículo: Ya está disponible Google Drive en drive.google.com

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Según los rumores, faltan pocas horas para la presentación de Google Drive, el servicio de almacenamiento de Google que nos permitiría compartir y guardar documentos en la nube sincronizando la información entre diferentes dispositivos, siendo así un serio protagonista dentro de un mercado liderado por dropbox, box.com y skydrive.

Os dejamos con algunos datos ya revelados, de forma no oficial, para organizar la información que ya tenemos hasta el momento:

Espacio disponible

Durante los últimos meses hemos visto capturas de presentaciones e informaciones relacionadas con el espacio que Google Drive ofrecerá a sus usuarios, estando la mayoría de acuerdo en los 5 gigas gratuitos, información que parece confirmarse después de ver como hoy, 24 de abril, el espacio disponible en Google Docs ha subido precisamente hasta 5 gigas.

Según últimos datos publicados hoy, podremos ampliar a 20 Gigas por solo 4 dólares mensuales. El límite máximo será de 16 TB (los archivos de Google Docs no afectarán a este número).

Google Drive para Windows y Mac

Según la información publicada en talkandroid hace unas semanas, existirá un programa para Windows que permitirá añadir de forma sencilla nuevos documentos en nuestro espacio virtual. En la captura divulgada comentan también los 5 gigas de espacio que, supuestamente, se ofrecerán de forma gratuita a todos los usuarios.

No sería lógico pensar que existirá una versión para Windows y no una para Mac o Linux, con lo que se espera que cualquier usuario pueda gestionar sus documentos sin depender del navegador web. De hecho en Techcrunch consiguieron ver el aspecto del icono de Google Drive para Mac:

Google Drive en Android

En una quedada (hangout) de Google Plus pudimos ver el icono de Google Drive en uno de los móviles de un empleado de Google. El vídeo fue eliminado poco después de su publicación, aunque ya hay varios clones del mismo. Os dejamos con uno de ellos, podéis ver Google Drive en Android al final del mismo:

La idea sería tener una aplicación en el móvil que permite guardar en nuestra cuenta de Google Drive toda la información capturada desde el móvil, al igual que lo hacemos con Dropbox o Box.com. De la misma forma que las fotos y vídeos hechas en Android pueden ser subidas automáticamente a Google Plus, se espera una integración del mismo tipo con Google Drive.

Integación con otros servicios

Tener la posibilidad de integrar Google Drive con otras aplicaciones es algo fundamental hoy en día, y parece que el servicio no nos decepcionará en este punto.

La captura superior, divulgada en The Verge, muestra una funcionalidad de lucidchart.com que rápidamente dejó de estar disponible, aunque estuvo online el tiempo suficiente para ser distribuida a lo largo y ancho de la web.

Sustituyendo a Google Docs

Una de las primeras capturas de este servicio, divulgada en septiembre en una presentación interna de Google, muestra como el aspecto de la versión web es igual al de Google Docs, levantando sospechas de que Google Drive ocupará su sitio como disco virtual para todo tipo de documentos, estén o no gestionados con sus herramientas office.

Estas sospechas crecen hoy después de ver como el espacio de Google Docs se amplía a los 5 gigas que suponemos que ofrecerá Google Drive.

Hace pocas semanas otra captura ocupó la atención de la web, mostrando como en una presentación realizada en Brasil, aparecía la opción Drive en la parte superior de la misma:

La foto fue realizada por Ricardo Marzotto durante el evento.

Reconocimiento de texto y de imágenes

Según informan en Techcrunch, un artículo de un blog de Google en francés ha salido a la luz antes de lo previsto, comentando que Google Drive ofrecerá un sistema OCR (reconocimiento de texto dentro de imágenes) y un buscador que permita encontrar elementos dentro de fotos (podremos encontrar fotos de la torre eifel buscando solo por el texto “Torre Eifel”, por ejemplo).

Archivos compatibles

En el mismo documento comentan que será posible abrir directamente desde el navegador hasta 30 diferentes tipos de archivos, incluyendo vídeo, archivos de photoshop, documentos, imágenes, etc.

Y ahora, a esperar y hacer la quiniela en espera de ver si se confirman estas informaciones.

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